8 видов задач, которые воруют вашу энергию

Посмотрите на свой список дел — возможно, они давно в нём поселились.

о важном. А если забыл — значит, это не важно. 

4. Задачи в задачах

Смотришь: простая формулировка. Начинаешь делать — а там пять подпунктов. Например, «Подготовить презентацию» — звучит как одна задача. А внутри: продумать, о чём хочется говорить, набросать структуру, раскидать на черновые слайды, свериться с дизайнером по гайду, финализировать слайды, показать руководителю и так далее.

Если не вынести их отдельно, задача будет кочевать изо дня в день и вызывать раздражение. И получается, мы вставляем её в план, но вечером не можем поставить галочку и испытываем неприятные эмоции по этому поводу. 

5. Протухшие, но важные задачи

Про них забыли. Или никто не придал им значения. И это не те задачи, где всё уже сделано, но не поставлена галочка, как в первом пункте. Над этими мы даже не начали работать. Они могли потеряться в переписке или среди других более срочных дел или остаться в голове, а не в трекере.

Один раз я нашла такую задачу в заметках: «Добавить опрос в письмо для клиентов». Она пролежала месяц — никто не вспомнил, хотя она была важна и уже покрылась пылью. Я просто написала: «А мы точно это не делаем?» — и через полчаса задача была выполнена.

Одно сообщение, и задача решается.

Такие задачи особенно важно вытаскивать на свет. Иногда достаточно напомнить: «А что с этим?» И задача быстро закрывается. Хотя до этого висела месяц. 

6. Задачи-фантомы

Эти задачи маскируются под простые и быстрые. Мы смотрим на них и думаем: «А, это я сделаю за 5 минут». Но как только начинаем выполнять, они оказываются сложнее, чем ожидалось. 

В отличие от «задач в задачах», где подпункты видны сразу, здесь мы просто ещё не знаем, что нас ждёт. Например, нужно «обновить ссылку в презентации». Кажется, плёвое дело. Но открываешь — а презентация в старом формате, ссылка больше не работает, и надо найти новую, адаптировать текст, перекинуть всё в новый шаблон… В итоге уходит час — а ты рассчитывал на пять минут.

Фантомные задачи особенно коварны: они не выглядят как проблема, но при этом чаще всего сбивают тайминг и выматывают.

7. Задачи-парадоксы

Иногда больше всего энергии уходит на задачи, которые мы не делаем. Одни из них мы любим, но не даём себе начать что-то с ними делать: слишком нерационально, не горит, не просили. Например, хочется сесть и придумать концепт нового проекта, оформить идею, собрать референсы — но мы откладываем, потому что это «не в плане» и «некогда».

А другие — вроде бы в приоритете, но рука не поднимается. Вот уже третью неделю в трекере висит задача «заполнить таблицу для финдиректора» — и каждый раз, когда на неё натыкаешься, возникает микровздох и лёгкое чувство вины.

Мы откладываем, злимся, чувствуем раздражение — и сил уходит ещё больше.

8. Задачи, которым пора сказать «нет»

Иногда это обещания из прошлого, иногда — дела, которые больше не в приоритете. Например, у меня долго висела задача «Собрать подборку рекомендованных книг для клиента». Мы мельком обсудили это на созвоне, я сказала: «Окей, пришлю позже» — и записала. Клиенту не особо-то и нужна была эта подборка, но мне хотелось его этим порадовать. При этом у меня было много дел, и я дотянула до того, что проект давно закончился. Ну а клиент так ни разу не вспомнил о том, что я обещала. 

Внутренне я понимала, что если не пришлю ничего, то человек и не вспомнит. И что важно — отношение его ко мне не поменяется. У меня есть право это не делать. Но продолжала таскать эту задачу из недели в неделю. 

И однажды я поняла, что, кажется, она уже никому из нас не нужна, и просто убрала её. В этот момент я почувствовала сильное облегчение. Как будто рюкзак с плеч сняла. Было неожиданно узнать, что такое простое обещание того, что никому не нужно, могло съесть столько ресурса. 

Так что честное «нет» иногда даёт больше энергии, чем чек-бокс «выполнено».

Как я работаю с этим списком

Раз в неделю — обычно в пятницу или в понедельник — я открываю трекеры и прохожусь по всем задачам. Это занимает от 30 минут до часа. Я называю эту практику «Полиция незакрытых задач» — охота за теми, кто ворует ресурс. Она помогает мне включиться в работу, если сложно начать. Или наоборот — закрыть гештальты в конце недели, почувствовать, молодец я или нет. 

Я часто начинаю с этого день, если чувствую расфокус. Закрываю задачи, с которыми уже закончила, — я называю это «выдать медальки». В этот момент уровень дофамина растёт и появляется энергия на новые действия. 

Раньше я каждую неделю команде писала сообщение — сейчас они уже привыкли закрывать сами. 

Если задача настолько старая, что я даже не помню, что имела в виду, пробую переформулировать её. Получилось — делаю, нет — безжалостно удаляю.

Если задача три дня подряд кочует из дня в день — сажусь и разбираю, что с ней не так. И тут два варианта: либо я просто запланировала слишком много дел и список надо уменьшить, либо задача замаскировалась под небольшую. Такую стоит раздробить, чтобы позже поставить галочку напротив каждой.

Все эти действия довольно просты, но они возвращают контроль, улучшают фокус и снижают тревожность. Иногда за 30 минут удаётся закрыть 10 задач и освободить не только список, но и голову.

Конечно, у каждого свои типы задач, которые крадут энергию. Мой список — не универсальный. Но возможно, он поможет вам составить свой. Посмотрите на свои дела — что вас злит, раздражает, вызывает тяжёлый вздох? Попробуйте начать с одного пункта. И вы удивитесь, как быстро возвращается ощущение «я справляюсь».

Расскажите в комментариях, что обнаружилось в вашем списке?

Добавляйте в закладки✅7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить делаКак правило 1–3–5 помогает грамотно планировать жизньКак планировать дела по методу ALPEN и всё успевать
Источник